Praktiken zur regelmäßigen direkten unternehmensinternen Kommunikation

Heute möchte ich berichten, welche Formate wir bei oose intern praktizieren, um uns (jenseits elektronischer Möglichkeiten) von Angesicht zu Angesicht systematisch fachlich, organisatorisch und sozial auszutauschen. Neben Jour Fixe, Poster-Session vor allem das Format Intervalldiskussionen bzw. Lean Coffee.

Grundsätzlich versuchen wir, die Freitage von der normalen Alltagsarbeit frei zu halten, um uns intern auszutauschen, vor allem also von Kundenterminen.

Rahmen für individuelle Treffen

Den Vormittag organisieren unsere Führungskreise, Arbeitsgruppen und Kollegen individuell, wobei viele Kreise diese Zeit regelmäßig nutzen, beispielsweise treffen sich abwechselnd alle zwei Wochen je für eine Stunde unserer Strategiekreis und unser Sookokreis.

Nach dem Mittag, von 13.15 – 16.15 Uhr treffen wir uns alle im Plenum in unserer Agora (das ist unser „Dorfplatz“ im 1. OG unserer Campus-Fläche). Wenn Sie bei uns schon mal an einem Freitag ein Training besucht haben, dann haben sie diese nachmittägliche Versammlung vielleicht bemerkt, weil dieser Platz ganz zentral in der Mitte liegt und jeder da irgendwie mal durchgeht.

Hätten wir bei oose eine Kernarbeitszeit, dann wären es wahrscheinlich die zwei Stunden am Freitag nach dem Mittag. Tatsächlich kommen natürlich selten wirklich alle KollegInnen, vor allem, weil manche Kundeneinsätze den KollegInnen dann doch wichtiger oder interessanter erscheinen. Schätzungsweise sind im Durchschnitt mehr als die Hälfte der KollegInnen dabei.

Jour Fixe

Diese zwei Stunden nutzen wir mit zwei ganz einfachen Kommunikationsformaten. Als erstes gibt eine Runde, in der reihum jeder Teilnehmer ganz kurz in 1 – 3 Minuten berichtet, was er seit dem letzten Treffen gearbeitet hat. Dabei geht es gar nicht um besonders spektakuläre Situationen, sondern gerade bewusst um den Arbeitsalltag. Nichtsdestotrotz ergeben sich öfter untereinander Anknüpfungspunkte. Dieses Format hatten wir lange Zeit praktiziert, als wir noch im Straßenbahnring unser Büro hatten, irgendwann war es eingeschlafen und seit kurzem haben wir es wieder aufgenommen. Je nachdem, wie viele dabei sind und was so los war, dauert diese Runde so 20 – 40 Minuten.

Intervalldiskussion

Danach arbeiten wir mit einem Lean Coffee-ähnlichen Format, das man auch als Intervalldiskussion bezeichnen kann. Hierbei werden zunächst Themen gesammelt, d.h. jeder schreibt seine Themen (plus seinen Namen) auf Klebezettel, die an einer Wand gesammelt werden. Dabei kann es ein Bericht über etwas sein, ein Gedanke, den man einmal aussprechen möchte, eine Frage, die man diskutieren möchte, ein Wunsch, dass jemand anderes etwas bestimmtes vorstellt, ein privates Erlebnis oder was auch immer. Inhaltlich gibt es keine Grenzen.

Sobald alle Zettel hängen werden die Themen, die nicht selbsterklärend sind, kurz mit einem Satz erklärt. Anschließend priorisieren wir per Handzeichen oder Punktemalen auf die Zettel, wie genau entscheidet der Moderator nach eigenem Ermessen an Hand der Anzahl der Teilnehmer und Zettel. Dann geht es in der festgelegten Prioritätsfolge los.

Für jedes Thema gibt es dann maximal 8 Minuten Zeit, die mit einem Timetimer verfolgt wird. Nach Ablauf der Zeit gibt es mindestens einmal 2 Minuten Verlängerung, wobei diese dann schon Fragen und Diskussionen dienen soll, sofern dies nicht schon Bestandteil war. Nach Ablauf der Zeit fragt der Moderator kurz Interesse und Energie bei den Teilnehmern ab. Dazu hebt jeder seinen Daumen, der entweder rauf, runter oder zur Seite zeigt. Sofern mehr Daumen nach oben als nach unten zeigen, gibt es weitere 2 Minuten Verlängerung. Sobald dies nicht mehr der Fall ist, kommt das nächste Thema dran. Sobald alle Themen durch sind oder es 16.15 Uhr ist, ist Schluss.

Während der Diskussionen oder Vorträge bietet der Moderator ein Protokollierung an, so dass am Ende zumindest eine Stichwortliste oder einfache Visualisierung von allen Themen vorliegt. Die entsprechenden Flipchartblätter werden fotografiert und im internen Blog veröffentlicht.

Dieses Format praktizieren wir seit Frühjahr 2013 und ich würde sagen, es hat sich bei uns etabliert und bewährt.

Es gibt KollegInnen, die irgendetwas Neues ausprobieren und alle 1 – 2 Wochen kurz darüber berichten. Es gibt Berichte über Fortbildungs-, Konferenz- und Community-Besuche, Berichte von Projektgruppen und Arbeitskreisen, Abfragen von Stimmungs- und Meinungsbildern, Mitteilungen, Rückmeldungs- und Kritikwünsche zu irgendwelchen Ideen und vieles mehr.

Was explizit nicht dazu gehört: Das Format nicht dazu dient, Entscheidungen zu treffen, es kann aber vorbereitende Diskussionen aufnehmen. Und es hat (außer einem einfachen Protokoll) auch sonst keine spezifischen Ergebnisse, Aufgabenliste, Pläne etc. Zweck ist nur der gegenseitige Austausch, also eine regelmäßige Gelegenheit zur persönlichen Kommunikation.

Interessant finde ich immer wieder, wie unerwartet viel oder wenig Interesse bestimmte Themen manchmal bekommen. Ebenso, wie bestimmte Themen und Fragen wiederkehren und sich über die Zeit entwickeln. Für Anliegen, die sonst keinen passenden Rahmen in unserer Organisation finden oder die zu dringlich sind, um sie den üblichen Gepflogenheiten und Prozessen zu unterwerfen, sind diese freitäglichen Intervalldiskussionen ein gutes Portal.

Seine Stärke hat das Format darin, ohne großen Aufwand vorher, währenddessen oder hinterher eine große Menge von Themen und Anliegen in die Kommunikation zu bringen, ohne zu sehr zu langweilen.

Postersession

Ca. alle  8 Wochen veranstalten wir Frei-Tag-Vormittags eine so genannte Poster-Session. Hierbei nehmen wir uns zunächst alle ca. eine Stunden Zeit,  um die Arbeit aus unseren Themen- und Führungskreisen auf einem Flip-Chart (Poster) komprimiert und aktuell vorzustellen. Anschließend findet die Vernissage statt, d.h. alle Poster werden in unserem Marktplatz (ein sehr großer Flut/Mittelraum zwischen unseren Büros im 2. OG) aufgehängt und alle schlendern irgendwie von Poster zu Poster. Dabei ergeben sich vertiefende Fragen und Gespräche ebenso wie Rückmeldungen.

Die Themen reichen von der Vorstellung neuer Produkte/Trainings oder Portfolios bestimmter Themenbereiche, über Projektberichte, Vorstellung neuer KollegInnen bis hin zu formalen Informationen bspw. über den Datenschutz(-beauftragten). Viele Kollegen haben dabei durchaus den Ehrgeiz, visuelle Meisterwerke zu erstellen, so dass manche Poster nicht nur inhaltlich interessant sind.